Naming convention

Jobbar du med naming convention? Har du koll på vad naming convention är?

Naming convention kan hålla ditt konto organiserat och låta dig snabbt filtrera och identifiera dina objekt. Naming convention är helt enkelt en överenskommelse över hur man namnger saker. 

I den här artikeln går vi igenom tips om varför och hur du kan börja jobba med naming convention.

Varför ska man jobba med naming convention?

‍

Idag jobbar många i flera olika system. Detta medför att vi har data på flera olika ställen, och datan bara växer.

Det är både dokument och presentationer i verktyg som t.ex. Google drive och Onedrive. Men även E-mail templates, listor och landningssidor i Marketing Automation system. 

Det känns ibland som man skapar en mapp i en mapp i en mapp som ligger i en mapp. 

Det är lätt att all data blir oorganiserad vilket leder till onödig stress och tidskrävande sökningar. 

Ibland behöver du skapa en ny version av någon fil, eller E-mail mall. Hur ska du kunna ha koll på senaste versionen om namngivningen inte är genomtänkt?  

Problemet blir ännu större när flera personer i teamet behöver arbeta med samma filer/objekt.  När någon i teamet letar efter en fil vet de inte var de ska börja leta och det kan ta väldigt lång tid och leder till förvirring och kanske även irritation.

Ofta när vi får access till ett nytt Marketing Automation system ser vi att namngivningen inte är genomtänkt. Lösningen är enkelt:  Börja jobba med naming convention!

Vart börjar jag?

‍

Ta pulsen på ditt team:

Se över er nuvarande struktur. För att en naming convention ska fungera så behöver alla som jobbar med det följa den och vara konsekventa.

Börja enkelt:

Namngivningen ska vara enkel, beskriva innehållet och inte lämna utrymme för gissningar.

Använd så få förkortningar och koder som möjligt. Se även till att ni använder er av förståeliga och beskrivande ord.

Här kommer några tips:

• Börja med enkla formatregler som exempelvis Telefonnummer: +46 76 738478437 ska vara enbart ett nummer per fält och endast siffror. Många system och/eller integrationer har en samtalsfunktion. För att automatiskt kunna ringa upp nummer, ska fungera måste det vara formaterat enligt vanlig standard.

• Bestäm ett datum format, t.ex.  YYYYMMDD
• Använd inte information i namnet som redan finns tydligt tillgänglig i systemet. T.ex. assets typen “Lista” behöver inte finnas med i namnet
• För namngivning av exempelvis företag, bestäm vilken källa/källor som är "facit". Lägg vid behov till ett fält för exempelvis Informal Company Name för att förenkla sökningar. Skillnaden på ett bolags faktiska namn och vad de flesta tror att företaget heter kan vara stor. Detta är en vanligt förekommande utmaning och skäl till att man inte hittar bolaget man söker efter och därför skapar dubbletter.
• Bestäm hur exempelvis mellannamn bör hanteras, som del av förnamn, efternamn eller som eget fält. Hur ska du hantera exempelvis John Junior Johnson? Hur ska de som de facto har det som del av namnet, vilket är väldigt vanligt i många delar av världen, hanteras. Du kan då inte kommunicera med dem som bara John, eller Junior Johnson.
• Vid numrering, använd sekventiell numrering, 01, istället för 1.
• Viktigt är nog att ha lite olika naming conventions för olika delar av verksamheten, CRM, Kampanjer, Företagsnamn osv.

Var konsekvent:

Det kanske allra viktigaste när man implementerar och jobbar med naming convention är att vara konsekvent. Det gäller att du och alla i din organisation håller sig till de reglerna ni har satt upp. Direkt det blir inkonsekvent så fallerar hela strukturen.
Se till att dokumentera era regler och se även till så att alla i er organisation har tillgång till dokumentet.
Men det räcker inte bara att de får dokumentet, det krävs att ni utbildar alla i det nya sättet att namnge saker.

Utan en ordentlig genomgång och ett dokumenterat underlag så skapas förvirring och namngivningen blir inkonsekvent inom kort.

Hur kan en naming convention se ut?

Hur er naming convention struktur ser ut är helt upp till er och hur ert företag jobbar. 

Här kommer några vanliga naming convention block:

• Datum

Detta kan vara väldigt användbart vid tidsbestämda kampanjer, webinar och event.

• Ämne/erbjudande

Vilket ämne rör detta? Vilket erbjudande är detta? Att använda sig av ämne kan vara väldigt tydligt i många fall. Vi rekommenderar er att ta fram en lista på ämnen/erbjudanden som man ska hålla sig till.

• Land, region eller stad

När man marknadsför i olika länder så kan plats vara ett block man vill använda sig av i sin naming convention. Det här kan man även utveckla och göra ännu tydligare genom att lägga in vilket språk som används. Dock är det viktigt att inte komplicera saker i onödan. Skickas all kommunikation i Sverige enbart på svenska så behöver man inte ange både land och språk.

• Kanal

Använder ni er av flera olika kanaler? Då kan detta vara till en hjälp för er. Även här är vår rekommendation att ni tar fram en lista och bestämma i vilket nivå ni vill särskilja mellan kanalerna. T.ex. om “Social” kan vara en kanal eller behöver brytas ner till specifika kanaler såsom Linkedin, Instagram, Facebook, osv. 

• Typ

Vilken typ av material är det? Det kan exempelvis handla om en rapport, ett White Paper, use case eller kontrakt.

• Produkt/Tjänst

Vanligtvis har företag fler än en produkt/tjänst. För att göra det tydligt vilket tjänsteområde det gäller så kan man använda sig av ett sådant block. 

• Segment typ

Här kan du specificera vilket sorts segment det gäller. Det kan exempelvis vara nyhetsbrevsprenumeranter, personer med titel kategorin management eller personer som bor i Stockholm. Den här typen är kanske den vanligaste att använda när man skapar listor och segment, men kan även vara användbar i automationer och E-mail.

• Handling

Vad har personerna utfört för handling. Det kan exempelvis vara alla som har köpt en viss produkt, klickat i ett E-mail eller besökt hemsidan. Även denna är vanlig när man bygger segment och listor, men kan även användas i exempelvis Marketing Automation flöden.

• Avdelning

Jobbar du på ett stort företag med olika avdelningar? För att enkelt filtrera på endast din avdelnings objekt så kan ni använda avdelningens namn i er naming convention.

‍

Uppdelning

Det är även viktigt när man sätter upp sin Naming convention strategi att se över hur man vill dela upp olika block. Se tre exempel nedan:

1. platstypkanal
2. platsTypKanal
3. plats_typ_kanal

På alternativ 1 så är det svårt att se när ett ord börjar och slutar. Detta är enkelt att avgöra på alternativ 2 och 3. Dock blir det i verkligheten ofta mer komplicerat än dessa exempel och det kan komma block som innehåller fler än ett ord. Vi rekommenderar därför följande:

För att förstå när ett block startar och tar slut så rekommenderar vi att man använder sig av understreck ( _ ). Vi rekommenderar också att om ett block har mer än ett ord att man använder sig av bindestreck ( - )

Se exempel:

• Sverige_Webinar-Vikten-att-ha-en-bra-naming-convention_Facebook

Sammanfattning

Naming convention är en överenskommelse över hur man namnger objekt. Målet med naming convention är att det ska vara enkelt att nå data och objekt när man behöver det. Hur man namnger olika objekt är helt och hållet upp till er men det finns några hållpunkter.

• Håll det enkelt.
• Var konsekvent och se till att alla i din organisation är med på tåget.
• Dokumentera era överenskommelser.
• Använd understreck för att separera olika block och bindestreck för att separera olika ord i ett block.