Digitalisering; ett implementationsprojekt eller en förändring

April 21, 2021
Gästbloggare: Christoffer Williamson
Neonskylt med ordet change

Ofta i sammanhanget digitalisering sker ett införande av flertal nya affärskritiska system. (såsom affärssystem, e-handel, Marketing Automation, CRM, etc.) Detta innebär förändring.

För att vi ska lyckas med större förändringar som påverkar fler avdelningar i verksamheten behöver vi fundera över den Gyllene triangeln och inte bara fokusera på genomförandet av strategin i sig. Alla som arbetat inom IT, Digitalisering och verksamhetsutveckling har någon gång sprungit på dessa tre ord; människor, processer och teknik i en och samma mening. 

Dessa tre ord har faktiskt sitt sammanhang och ursprung från projektmetodiken ITIL och varit själva grunden i metodiken med den så kallade ”gyllene triangeln”. Människor, Processer och Teknik kallas ofta  nycklarna till framgångsrik organisationsförändring och projektgenomförande.

För att vi ska göra rätt saker effektivt i en organisation krävs ett tillvägagångssätt som optimerar relationerna mellan människor, processer och teknik. Om ni endast fokuserar på ett eller två områden kommer det skapas en obalans i verksamheten.

Ny teknik! Ett mycket vanligt exempel är att vi ska implementera ett nytt system i verksamheten. Med detta glänsande verktyg (gärna med ordet AI i namnet) så kommer garanterat alla problem försvinna och vi kommer direkt uppnå önskad effekt!

Resultatet blir oftast att vi slösar bort massor pengar, tid, och de bästa människor i företaget tröttnar och kommer troligen att leta efter ett jobb någon annanstans.

Det som hände är att vi missar målet för att; Tekniken är bara lika bra som de processer som implementeras runt den, och processer är bara lika bra som de människor som utför dem! Därför kommer tekniken aldrig vara lösningen på några problem i sig.

Människor, processer, teknik, går det att få rätt balans i triangeln?

gyllene triangeln

Människor

Börja med de människor som påverkas av förändringen

  • Det är kritiskt att ha en signoff från beslutfattarna, styrelse och ägare. Får du inte med beslutsfattarna så kommer du misslyckas redan innan du börjar. Gå inte vidare innan du har denna kritiska pusselbit på plats.
  • Motståndet mot förändring är en norm – Men det är hur du hanterar det som kommer vara skillnaden mellan framgång och misslyckande.
  • Fundera över förändringsledning – ADKAR är en gammal erkänd och väldigt bra metodik. Förflytta människor i verksamheten från nuläge till önskat läge.
  • Identifiera nyckelspelare, förstå vad var och en av dem vill uppnå och vad de tar med sig till bordet.
  • Se till att ditt team består av rätt personer med rätt kompetens, erfarenhet och attityd för att hjälpa dig att lösa ditt problem. Praktisk erfarenhet är ovärderligt, alltför många organisationer har bara teoretiker och konsulter som fastnar i pappersprodukter och PowerPoint presentationer.
  • Se det inte som ytterligare projekt utan en förändringsresa.
  • Släpp fokus från vad vi ska göra och fokusera istället på hur strategin ska genomföras.
kvinna som drar i kugghjul

Processen

När du fått igång engagemanget, så börjar du forma processerna.

En process definieras som en serie åtgärder som vidtas för att uppnå ett visst mål. Så med det i åtanke, ställ frågan: Vilka processer behöver vi för att lösa detta verksamhetsproblem?

Identifiera de viktigaste stegen och måla de stora penseldragen först. När dessa är på plats kan du sedan fokusera på en mer detaljerad nivå genom att titta på processvariationer, undantag, ömsesidiga beroenden och stödprocesser.

Granska nu dessa processer med intressenterna och beröringspunkterna i verksamhetens olika avdelningar. Se till att alla är medvetna om vad som förväntas av dem och låt dem vägleda dig när det gäller eventuella luckor och problem. Lyssna på deras utmaningar och oro, vänd det till möjligheter och ta med det som underlag till val av systemlösning.

Teknik

NU! Äntligen väljer du tekniken!

Man sätter dit den sista pusselbiten
  • Med dina människor och processer på plats kan du nu titta på tekniker som stödjer dem!
  • Det är aldrig en bra idé att tvinga fram ny teknik och sedan försöka eftermontera människorna och processerna runt den.
  • Du behöver förstå och acceptera att SaaS betyder "Programvara som en tjänst" och inte är detsamma som anpassad mjukvaruutveckling. Dvs det finns sällan one solution to fit all.
  • Mappa tekniken mot din verksamhets krav och om det inkluderar dina kunders krav. Ett sådant gediget jobb innan val av lösningen blir en framgångsfaktor. Med detta sagt så handlar det om att prioritera och kompromissa då ingen lösning kommer att vara en exakt match mot dina krav.
  • Tekniken bör alltid vara den slutliga faktorn när problemet är tydligt förstått och lösningskraven har konkret definierats. På så sätt får du ut mest effekt av ditt system!

Det här är absolut inget nytt, men det verkar glömmas om och om igen.

Avslutar med den korta versionen:

To get sh!t done! - effektivt i någon organisation krävs det hela tiden optimering av relationerna mellan människor, processer och teknik.